Kalkül: Das beste Buchhaltungsprogramm für Einzelunternehmer und Freelancer in Österreich?

Rund 362.000 Menschen in Österreich führen ihr Unternehmen ganz alleine – das sind etwa 61 Prozent aller heimischen Betriebe (WKO, 2025). Und so gut wie alle von ihnen haben dasselbe Problem: Die Buchhaltung muss erledigt werden, macht aber niemandem Spaß. Rechnungen schreiben, Belege sammeln, Zahlungen im Blick behalten, am Jahresende die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung – das alles kostet Zeit, die ihr lieber in eure eigentliche Arbeit stecken würdet.

Ich kenne das Problem aus erster Hand. Aktuell nutze ich Informer für meine Buchhaltung – und bin damit offen gesagt nicht mehr ganz glücklich. Warum erzähle ich euch weiter unten. Auf der Suche nach einer Alternative habe ich mir deshalb Kalkül genauer angesehen, ein Buchhaltungsprogramm, das speziell für Einzelunternehmer und Freelancer aus Österreich entwickelt wurde. Vorweg: Ja, ich bin begeistert. Aber das hier soll kein Werbeprospekt werden. Kalkül hat auch Lücken, und auf die komme ich später ehrlich zu sprechen. Zuerst aber der Reihe nach.

Was ist Kalkül überhaupt?

Kalkül ist eine webbasierte Rechnungs- und Buchhaltungssoftware aus Österreich, die sich gezielt an Einzelunternehmer, Freelancer und frisch gegründete Ein-Personen-Unternehmen richtet. Ihr benötigt nichts zu installieren – ihr registriert euch, loggt euch im Browser ein und könnt sofort eure erste Rechnung schreiben.

Das Besondere daran: Die Kernfunktionen sind komplett kostenlos. Nicht "kostenlos für 14 Tage", nicht "kostenlos bis zur dritten Rechnung", sondern wirklich kostenlos. Rechnungen, Angebote, Ausgabenverwaltung, Mahnwesen, die automatische Einnahmen-Ausgaben-Rechnung – das alles bekommt ihr, ohne einen Cent zu bezahlen. Wie das funktionieren kann und wo der vermeintliche Haken liegt, schauen wir uns weiter unten an.

Entwickelt wird Kalkül von einem kleinen österreichischen Team, das erkennbar selbst weiß, wie sich das Leben als Selbstständiger anfühlt. Auf Trustpilot steht das Programm aktuell bei 4,9 von 5 Sternen mit über 220 Bewertungen – und auffällig oft loben die Nutzer dort nicht nur die Software, sondern vor allem den Support. Dazu später mehr.

Warum benötigt ihr überhaupt ein österreichisches Buchhaltungsprogramm?

Diese Frage höre ich öfter, als ihr vielleicht denkt. Es gibt doch genug große Anbieter aus Deutschland oder den USA, oder? Stimmt. Und genau da liegt das Problem.

Die meisten bekannten Buchhaltungstools sind für den deutschen Markt gebaut. Das klingt nach einem kleinen Unterschied – Deutsch ist Deutsch, Euro ist Euro – ist in der Praxis aber ein ständiges Ärgernis. Deutsche Software rechnet mit deutschen Umsatzsteuersätzen, kennt die deutsche Kleinunternehmerregelung mit ihren deutschen Grenzen und verweist euch im Zweifel ans deutsche Finanzamt. Was ihr als österreichischer Einzelunternehmer benötigt, ist aber etwas anderes:

• Die österreichische Kleinunternehmerregelung mit der hierzulande gültigen Umsatzgrenze und dem korrekten Hinweistext auf der Rechnung
• Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach österreichischem Muster, die ihr direkt für die Steuererklärung oder den Steuerberater verwenden könnt
• Verzugszinsen und Mahnspesen nach österreichischer Rechtslage, nicht nach deutscher
• Rechnungen, die alle Pflichtangaben nach österreichischem Umsatzsteuergesetz enthalten

Kalkül erfüllt all das von Haus aus, weil es gar nichts anderes kennt als den österreichischen Markt. Ihr müsst nichts umkonfigurieren, keine Steuersätze manuell anlegen und keine Hilfeartikel lesen, die für ein anderes Land geschrieben wurden. Das klingt unspektakulär, erspart euch im Alltag aber genau die Sorte Recherche, für die ihr eigentlich keine Zeit habt.

Meine Erfahrung mit Informer: Warum ich nach einer Alternative suche

Wie eingangs erwähnt, mache ich meine Buchhaltung derzeit mit Informer – vor einiger Zeit habe ich hier im Blog sogar einen begeisterten Artikel darüber geschrieben. Vieles davon stimmt nach wie vor: Der Funktionsumfang ist groß, der Support in Wien ist freundlich, und Features wie wiederkehrende Rechnungen oder die Umsatzsteuervoranmeldung sind praktisch.

Aber im Alltag haben sich zwei Dinge als dauerhaft nervig herausgestellt. Erstens: Informer kommt ursprünglich aus den Niederlanden, und das merkt man dem Programm leider regelmäßig an. Immer wieder begrüßen mich Teile der Oberfläche, Hilfetexte oder Benachrichtigungen auf Niederländisch. Das ist kein Drama, aber bei einem Werkzeug, das ich mehrmals pro Woche nutze, summiert sich so etwas zu echtem Frust.

Zweitens – und das wiegt schwerer: Einige Funktionen, die es in der niederländischen Version gibt, sind in Österreich schlicht nicht verfügbar. Ein QR-Code auf der Rechnung, mit dem Kunden bequem per Banking-App zahlen? Gibt es für österreichische Nutzer nicht. Das Bankkonto mehrmals täglich abfragen, um Zahlungseingänge zeitnah zu sehen? Ebenfalls Fehlanzeige. Man fühlt sich als österreichischer Kunde in gewisser Hinsicht wie Zielgruppe zweiter Klasse – und genau dieses Gefühl habt ihr bei einem Programm, das ausschließlich für Österreich entwickelt wird, naturgemäß nie.

Witzigerweise sind das genau die Punkte, die Kalkül besser macht: Der QR-Code auf der Rechnung ist dort sogar in der Gratis-Version dabei, und die Oberfläche ist durchgehend deutsch – aus dem einfachen Grund, dass es keine andere Ursprungssprache gibt, aus der etwas durchsickern könnte.

Welche Funktionen bietet Kalkül kostenlos?

Kommen wir zum Kern. Die Gratis-Version von Kalkül ist keine Demoversion mit angezogener Handbremse, sondern deckt den kompletten Alltag eines typischen Einzelunternehmens ab:

Rechnungen und Angebote:

Ihr legt einmal eure Kunden und Leistungen an, danach ist eine Rechnung in unter einer Minute geschrieben und als sauberes PDF verschickt – direkt aus dem Programm per E-Mail. Angebote könnt ihr mit einem Klick in Rechnungen umwandeln, ebenso Lieferscheine und Auftragsbestätigungen. Auch Stornorechnungen samt automatischer Gutschrift sind kein Problem.

QR-Code auf der Rechnung:

Eure Kunden scannen den Code mit ihrer Banking-App und haben alle Zahlungsdaten ausgefüllt. Klingt nach Kleinigkeit, reduziert aber spürbar die Zahl der Zahlendreher bei Überweisungen – und damit eure Sucharbeit beim Abgleichen.

Ausgaben und Belege:

Belege fotografieren oder hochladen, kategorisieren, fertig. Kalkül unterstützt dabei auch lineare und degressive Abschreibung, falls ihr größere Anschaffungen über mehrere Jahre absetzt.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung:

Das ist für mich das eigentliche Herzstück. Die E/A-Rechnung entsteht automatisch im Hintergrund, während ihr ganz normal Rechnungen schreibt und Ausgaben erfasst. Am Jahresende exportiert ihr sie für euch selbst oder euren Steuerberater – ohne Excel-Bastelei und ohne dass ihr auch nur eine Buchungszeile manuell anlegen müsst.

Mahnwesen:

Säumige Kunden gehören leider zum Geschäft. Kalkül zeigt euch überfällige Rechnungen auf einen Blick und erstellt Mahnungen inklusive korrekt berechneter Verzugszinsen nach österreichischer Rechtslage.

Dashboard und Statistiken:

Einnahmen, Ausgaben, offene Rechnungen – alles auf einen Blick, ohne dass ihr euch durch Menüs klicken müsst.

Dazu kommen Zwei-Faktor-Authentifizierung, automatische Backups und Datenspeicherung in der EU. Für Unterstützer mit kostenpflichtigem Abo gibt es zusätzlich automatisches Banking mit über 2.600 angebundenen Banken (eingehende Zahlungen werden automatisch euren Rechnungen zugeordnet), einen Rechnungs- und E-Mail-Designer, ein Anlagenverzeichnis und Fremdwährungsrechnungen in 15 Währungen mit tagesaktuellen EZB-Kursen.

Warum ist Kalkül kostenlos – und wo ist der Haken?

Bei „kostenlos“ werden die meisten von uns zu Recht misstrauisch. Werden hier Daten verkauft? Kommt nach einem Jahr die Preiskeule? Ich habe mir das Finanzierungsmodell deshalb genauer angesehen.

Die Antwort ist erfreulich unspektakulär: Kalkül finanziert sich über freiwillige Unterstützer-Abos und optionale Premium-Funktionen.

• Die Premium-Version kostet 18 Euro im Monat (Brutto-Monatspreis beim monatlichen Abo)
• Im günstigsten Paket (2-Jahres-Abo) liegt der Preis netto sogar unter 10 € im Monat.

Ein fairer Preis, wenn man bedenkt, dass dafür unter anderem der automatische Bankabgleich dazukommt. Die Entwickler schreiben dazu selbst, dass das Leben als Selbstständiger gerade am Anfang herausfordernd genug sei – und sie mit Kalkül eine echte Entlastung schaffen wollen. Wer das Projekt gut findet oder die Zusatzfunktionen wie das automatische Banking braucht (so wich ich), zahlt. Wer nur die Basis benötigt, zahlt nichts. Und – das finde ich den wichtigsten Punkt – Kalkül verspricht schriftlich, dass alle kostenlosen Funktionen für bestehende Accounts für immer kostenlos bleiben.

Natürlich ist ein solches Versprechen nur so viel wert, wie das Unternehmen dahinter. Aber das Modell ist nachvollziehbar: Die wirklich aufwendigen Profi-Funktionen kosten etwas, die Basis bleibt frei und dient als Einstieg. Das ist ein faireres Geschäftsmodell als die üblichen Lockangebote, bei denen nach der Testphase plötzlich 30 Euro im Monat fällig werden, weil eure gesamten Daten schon im System stecken und ein Wechsel mühsam wäre.

Was Kalkül (noch) nicht kann

Kalkül ist ein vergleichsweise junges Produkt, und das merkt man an manchen Stellen.

Die für mich größte Lücke: Wiederkehrende Rechnungen gibt es derzeit noch nicht. Wenn ihr also Kunden habt, denen ihr monatlich denselben Betrag verrechnet – Wartungsverträge, Hosting-Pauschalen, Betreuungspakete – müsst ihr diese Rechnungen aktuell jeden Monat händisch anlegen. Dank Kundendaten und Leistungskatalog dauert das zwar nur einen Moment, aber automatisch ist eben automatisch, und hier müssen größere Mitbewerber (noch) nicht zittern.

Warum ich trotzdem entspannt bin: Die Entwickler hinter Kalkül sind auffallend nah an ihren Nutzern dran. Das Programm wird laufend weiterentwickelt, Feature-Wünsche aus der Community fließen erkennbar in die Updates ein, und im Chat-Support antwortet kein Bot, sondern ein Mensch – laut den Trustpilot-Bewertungen oft innerhalb von Minuten. Genau diese Nähe ist übrigens etwas, das ihr bei den großen internationalen Anbietern vergeblich sucht. Dort seid ihr Ticket Nummer 48.213; bei Kalkül seid ihr ein Nutzer, dessen Wunsch vielleicht im nächsten Update landet.

Wer außerdem doppelte Buchführung benötigt – also etwa eine GmbH führt oder die Umsatzgrenzen für die Bilanzierungspflicht überschreitet – ist bei Kalkül an der falschen Adresse. Das Programm ist konsequent auf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ausgelegt. Das ist aber keine Schwäche, sondern eine bewusste Entscheidung: Für die Zielgruppe Einzelunternehmer und Freelancer ist die E/A-Rechnung genau das richtige Werkzeug, und ein Programm, das sich auf eine Sache konzentriert, macht diese eine Sache meistens besser.

Für wen ist Kalkül die richtige Wahl?

Kurz zusammengefasst: Kalkül passt, wenn ihr als Einzelunternehmer oder Freelancer in Österreich arbeitet und eure Gewinnermittlung per Einnahmen-Ausgaben-Rechnung macht. Besonders gut passt es, wenn ihr gerade gegründet habt und jeder Euro zweimal umgedreht wird – denn ein Buchhaltungsprogramm, das nichts kostet und trotzdem alles Wesentliche kann, ist in dieser Phase Gold wert.

Auch Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerpflicht sind hier richtig: Die Kleinunternehmerregelung ist sauber abgebildet, inklusive der korrekten Rechnungshinweise. Und wer mit dem Gedanken spielt, später auf die Premium-Funktionen umzusteigen, bekommt mit dem automatischen Bankabgleich ein Feature, das den Zahlungsabgleich praktisch vollständig automatisiert.

Weniger geeignet ist Kalkül, wenn euer Geschäftsmodell stark auf Abo-Rechnungen basiert und ihr Dutzende wiederkehrende Rechnungen pro Monat schreibt – zumindest so lange, bis die Funktion nachgereicht wird. Und wer bilanzierungspflichtig ist, benötigt ohnehin eine andere Softwareklasse (und vermutlich einen guten Steuerberater).

Mein Fazit: Beste Wahl trotz kleiner Lücken

Gibt es das perfekte Buchhaltungsprogramm? Nein. Aber für österreichische Einzelunternehmer und Freelancer kommt Kalkül dem derzeit erstaunlich nahe. Die Kombination aus echter Kostenfreiheit der Kernfunktionen, konsequenter Ausrichtung auf österreichisches Steuerrecht, einer Bedienung, die ihr ohne Handbuch versteht, und einem Support, bei dem tatsächlich Menschen antworten – das bietet in dieser Form sonst niemand am Markt.

Die fehlenden wiederkehrenden Rechnungen sind ein echter Minuspunkt, das möchte ich nicht kleinreden – bei Informer gehören sie zum Standard. Aber angesichts des Tempos, mit dem das Team neue Funktionen nachliefert, würde ich darauf wetten, dass diese Lücke nicht mehr lange offen bleibt. Und bis dahin überwiegen die Vorteile deutlich: durchgehend deutsche Oberfläche, keine Funktionen, die es "nur in den Niederlanden" gibt, keine Abo-Kosten für die Basis – und mehr Zeit für das, womit ihr tatsächlich Geld verdient.

Probiert es einfach aus. Die Registrierung ist kostenlos, ihr braucht keine Zahlungsdaten anzugeben, und wenn es euch nicht gefällt, habt ihr nichts verloren außer einer Viertelstunde. Viel falsch machen könnt ihr bei diesem Preis jedenfalls nicht.

Häufige Fragen zu Kalkül