E-Mails werden im Marketing und innerhalb der Kommunikation mit Kunden häufig massiv unterschätzt. Dabei sind E-Mails auch heute noch unglaublich gut geeignet, um die eigene Zielgruppe entsprechend zu informieren und in zahlende Nutzer zu verwandeln. Hier spielt es auch keine Rolle, ob ihr ein großes Business euer Eigen nennt oder E-Mails in Form von Newslettern als Kommunikations-Tool für euren WordPress Blog verwendet. E-Mails sind schlichtweg effektiv.
Allerdings haben E-Mails ein großes Problem, denn sie landen vielfach im Spam-Ordner des jeweiligen E-Mail-Anbieters. Speziell dann, wenn Versender nicht so richtig wissen, worauf es beim Versand ankommt. In diesem Fall nämlich schlägt der Spamfilter Alarm oder sortiert die entsprechenden E-Mails bereits aufgrund ihrer Machart heraus, lange bevor ein Nutzer die jeweilige Nachricht überhaupt zu Gesicht bekommen hat. So etwas kann ärgerlich sein, weil der Mehrwert der aufwendig erstellten E-Mails in solch einem Fall einfach verpufft.
In meinem heutigen Beitrag werde ich euch deshalb aufzeigen, wie ihr verhindern könnt, dass E-Mails und Newsletter bei den Empfängern im Spam-Ordner landen oder sogar vollständig blockiert werden. Ich zeige euch, worauf es beim E-Mail-Versand mit WordPress ankommt und wie ihr entsprechende Maßnahmen effektiv umsetzen könnt.
Warum landen E-Mails überhaupt im Spam-Ordner?
Prinzipiell erst einmal deswegen, weil ein Spamfilter angeschlagen und eure E-Mail anschließend aussortiert hat. Faktisch gesehen, passiert so etwas mittlerweile immer öfter, weil Spamfilter mit zunehmendem Einsatz von künstlicher Intelligenz und automatischen Erkennungen schlichtweg mehr E-Mails als früher scannen und dabei leider auch massenhaft fehlerhaft aussortieren. False Positives gibt es also auch weiterhin. Vorwiegend deshalb, weil die automatischen Spamfilter eben nicht korrekt funktionieren.
Die Falscherkennung liegt in vielen Fällen darin begründet, dass Spamfilter nach wie vor nicht sonderlich clever sind. Bestimmte Sätze oder Wörter lösen daher schnell einen falschen Alarm aus, der unbegründet erscheint, vom automatischen System aber nicht weiter hinterfragt wird. Das gilt insbesondere für einen »spammigen« Betreff, etwaige Anhänge, eine große Anzahl an Bildern oder auch mehrere Links, die innerhalb einer einzigen E-Mail untergebracht worden sind. Solche Kleinigkeiten reichen oftmals schon aus, um als Ausschlusskriterium für derartige Spamfilter zu gelten. Schlagen die erst einmal an, landet eure E-Mail weder heute noch morgen beim gewünschten Empfänger und euer Server steht im schlimmsten Fall fortan auf der Blacklist.
Auch die Länge einer E-Mail ist tatsächlich entscheidend. Bei mir wurden mal E-Mails aussortiert, weil diese schlichtweg zu kurz waren. Kein Scherz. Also musste ich eine Info-Mail, die als Mitteilung nach erfolgreicher Registrierung verschickt wurde, künstlich aufblähen, damit Nutzer die E-Mail überhaupt bekamen und sich nicht jedes Mal darüber beschwerten, dass angeblich keine E-Mail angekommen ist. Die war natürlich schon da, landete aber automatisiert im Spam-Ordner, worauf ich dann jedes Mal aufmerksam machen musste. Klingt wie ein schlechter Scherz, doch auch eine zu kurze Mail kann schon Grund genug sein, um als Spam zu gelten.
Wenn ihr tatsächlich Spam versendet oder aber Empfängern E-Mails schickt, die diese als Spam markieren, kann es vorkommen, dass eure E-Mail-Adresse daraufhin ebenfalls auf den Spamlisten landet und fortan weitreichend blockiert wird. Deshalb ist eine Absender-Authentifizierung so bedeutungsvoll. Aber schauen wir uns das noch einmal genauer an.
Wie kann verhindert werden, dass E-Mails im Spam landen?
Prinzipiell ist WordPress erst einmal ein Content-Management-System und kein Newsletter-Tool. Es stimmt zwar, dass es inzwischen einige wirklich gute Newsletter Plugins für WordPress gibt, doch den Versand sollte dennoch niemand eigenständig übernehmen. Newsletter Services kümmern sich nämlich nicht nur um den reibungslosen Versand aller E-Mails, sondern stellen auch sicher, dass ihre eigenen Server und Daten nicht auf den gefürchteten Spamlisten landen. Eine Aufgabe, die im Bereich der E-Mails tatsächlich eure volle Aufmerksamkeit verlangt und nicht einfach so nebenbei in WordPress selbst erledigt werden kann.
Gerade dann, wenn eine Absender-Authentifizierung schon zu kompliziert erscheint und euch Begriffe wie DKIM, SPF und Sender ID oder Authentifizierungsprotokolle (DMARC) absolut gar nichts sagen, solltet ihr euch an solch einen Service wenden. Die wissen nämlich, was sie tun und helfen euch dabei, alles Notwendige für die Absender-Authentifizierung einzurichten. Ansonsten erledigen sie auch die Authentifizierung durch eigene Maßnahmen, was ebenfalls schon deutlich besser als der Standard auf dem eigenen Server zu sein scheint.
Ein sehr guter Artikel dazu findet ihr hier: https://www.ewerkstatt.com/spf-dkim-und-dmarc-was-ist-das/
Zudem gilt es darauf zu achten, dass ihr von Beginn an nicht zu »spammy« unterwegs seid. Bringt lieber wenige Links unter, statt an jeder Stelle innerhalb der E-Mail direkt auf etwas zu verlinken. Formuliert lieber etwas länger als zu kurz und schreibt vor allem auch nicht zu generische Texte. Damit lässt sich meist verhindern, dass automatische Systeme anschlagen oder bestimmte Wortfolgen erkannt und dann fälschlicherweise als Spam markiert werden.
Was tun, wenn ihr E-Mails mit WordPress verschickt?
Als Erstes gilt es den Absendernamen zu ändern, denn der lautet für gewöhnlich einfach »WordPress«. Das klingt nicht nur unglaublich generisch, es ist auch absolut generisch, weshalb es hier schon passieren kann, dass ein entsprechender Spamfilter allein durch den Namen anschlägt. Es ergibt also eine Menge Sinn, den Namen diesbezüglich schnellstmöglich anzupassen.
Statt also »wordpress@domain.de« zu verwenden, solltet ihr euren Absendernamen lieber individueller gestalten. Das geht ganz einfach mit Plugins, wie zum Beispiel der WordPress-Erweiterung »WP Mail SMTP«. Das Plugin ändert dann den Absendernamen und auf Wunsch auch die Standard E-Mail Adresse eures WordPress Blogs. Es erledigt nebenbei auch noch eine ganze Menge anderer Dinge.
Genau genommen konfiguriert es die Funktion wp_mail() von WordPress komplett neu, um E-Mails mit SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) zu senden oder einen entsprechenden Service für den Versand einzusetzen. Das klappt problemlos und ist besonders einfach nutzbar, sodass die Erweiterung tatsächlich einen genaueren Blick wert ist.
WordPress selbst verwendet ansonsten nämlich lediglich PHP für den Versand der E-Mails, was hochgradig ineffektiv ist und aufgrund der vielen unterschiedlichen Parameter der jeweiligen Hoster auch nicht immer funktioniert. Das Resultat sind dann E-Mails, die schlichtweg im Spam-Ordner landen oder aber von WordPress gar nicht erst korrekt verschickt werden können.
Um die Zustellbarkeit von Mailings zu erhöhen, sind derartige Plugins unter WordPress daher auch absolute Pflicht. Jedenfalls dann, wenn ihr eine Vielzahl an Mails versendet oder WordPress dafür nutzt, bestimmte Nachrichten an die eigenen Nutzer zu schicken. Je nachdem, wie wichtig das Thema E-Mail also für euch ist, solltet ihr euch um entsprechende Lösungen kümmern.
Was ist SMTP denn nun genau und wie funktioniert es?
Die Standardeinstellungen von WordPress sind also weder als empfehlenswert noch besonders zuverlässig zu betrachten. Ihr solltet sie daher so schnell wie möglich anpassen und vor allem von PHP Mail auf SMTP umstellen. Doch was ist SMTP denn überhaupt genau? Und warum ist das im Falle von E-Mails so unglaublich wichtig?
Bei SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) handelt es sich um das Standardprotokoll für E-Mails. Um Nachrichten zu senden und zu empfangen, kommt zudem eine ordentliche Authentifizierung zum Einsatz. Etwas, was bei PHP Mail eben nicht der Fall ist, weshalb die E-Mails dort besonders häufig als Spam deklariert werden. Mit SMTP passiert das nicht so schnell.
Um E-Mails aus WordPress heraus via SMTP zu versenden, braucht es jedoch einen Drittanbieter. Newsletter Services bieten dies beispielsweise an, genau wie einige andere E-Mail Marketing Dienstleister. Diese müssen entsprechend verifiziert werden, um mit dem oben vorgestellten Plugin (oder einer entsprechenden Alternative) hinzugefügt werden zu können.
Um E-Mails komplett umzustellen, braucht es dann aber oft noch eine Anpassung der DNS-Einträge. Wem das alles zu kompliziert ist, der kann zumindest die Standard E-Mails von WordPress ändern und entsprechend anpassen. Ihr wisst nicht, wie das geht? Dann lest einfach noch ein bisschen weiter.
Wie können die E-Mail Adressen in WordPress geändert werden?
Die E-Mail Adresse, die WordPress verwendet, kann in den Einstellungen (dort zu finden unter »Allgemein«) von WordPress nach eigenem Belieben verändert werden. Das geht ganz einfach und ist mit wenigen Klicks erledigt. Die dort hinterlegte E-Mail-Adresse muss lediglich entsprechend verifiziert werden, bevor ihr sie nutzen könnt. Ihr bekommt also eine Mail zugeschickt, die ihr dann noch einmal bestätigen müsst.
Auch die E-Mail des Admins kann problemlos und mit wenigen Klicks angepasst werden. Dazu geht ihr einfach in die Einstellungen der Benutzer, wählt den entsprechenden Benutzer aus (in diesem Fall den Admin) und klickt dort auf »Bearbeiten«, um die Nutzerinformationen anzupassen. Auch hier kann dann eine entsprechende E-Mail-Adresse hinterlegt werden.
Mit dem Plugin Change Admin Email gelingt die Änderung sogar ohne Verifizierung, falls das notwendig sein sollte oder zu Testzwecken gewünscht ist. Theoretisch ließe sich eine E-Mail jetzt auch noch über die Datenbank selbst manuell anpassen, doch dieser recht technische Umweg scheint mir geradezu absurd. Befassen wir uns also gar nicht erst damit.
Warum solltet ihr die E-Mail Adresse in WordPress ändern?
Es geht bei Mailings immer um die Zustellbarkeit. SMTP sorgt dafür, dass weniger Mails im Spam landen und viel wichtiger noch auch eigene Mailings verschickt werden können. Denn SMTP wird meist in Verbindung mit entsprechenden Plugins genutzt. Zum Beispiel, um Newsletter aus WordPress heraus zu versenden oder regelmäßige Marketing E-Mails zu verschicken. Das alles gelingt aber nur dann, wenn die E-Mails in WordPress auch entsprechend spamsicher eingerichtet wurden.
Von Haus aus ist WordPress schlichtweg nicht darauf ausgelegt, E-Mails zu versenden oder große Mailing-Listen zu verwalten. WordPress ist ein Content-Management-System, kein Newsletter Service, auch wenn es durch Erweiterungen durchaus zu einem solchen Dienst werden kann.
Siehe dazu: https://digital-workshop.at/mailerlite-die-newsletter-software-die-nahezu-alle-zufriedenstellt/
Die Frage ist am Ende immer, ob eine Umstellung in eurem Fall Sinn ergibt. Passiert es euch, dass E-Mails nicht bei euren Nutzern ankommen? Habt ihr Pläne, umfangreiches E-Mail Marketing zu betreiben oder einen eigenen Newsletter einzuführen, der direkt Teil von WordPress werden soll? Dann benötigt ihr derartige Anpassungen unbedingt, damit keine E-Mails im Spam-Ordner landen, sondern ordnungsgemäß zugestellt werden können.
Wenn es bislang aber auch gut ohne ging, all die Begrifflichkeiten hier für euch vollkommen neu sind und ihr vielleicht gar keine offenen Registrierungen in eurem Blog erlaubt, dann ist auch das Thema E-Mail eher weniger spannend für euch. In diesem Fall lesen wir uns einfach in einem der nächsten Artikel wieder.
